 |
| ilustrasi |
Menerapkan sistem penamaan dokumen file yang baik dalam WFS dapat membantu tercapainya tujuan berikut:
- Memudahkan akses dan pencarian dokumen.
- Memungkinkan pemilahan file dengan urutan yang sesuai.
- Membantu mengenali isi dokumen dari daftar file.
- Memudahkan dalam melacak histori perubahan dari dokumen.
MENYERTAKAN KODE TANGGAL DENGAN FORMAT YANG KONSISTEN
Dengan memberi awalan kode tanggal YYMMDD pada nama file, akan sangat bermanfaat dalam pemilahan dan penelusuran file yang di disimpan dalam arsip folder sesuai dengan urutan waktu pembuatan dokumen.
Seperti misalnya; dokumen yang di beri nama "140120_tips_nama_file.doc" dapat diartikan bahwa file tersebut dibuat atau terakhir disimpan pada 20 Januari 2014
Format tanggal bisa menggunakan DDMMYY atau YYMMDD, yang penting harus konsisten
Namun lebih disarankan memakai format YYMMDD, karena dengan format YYMMDD penyortiran daftar file dapat lebih akurat sesuai urutan waktu. Sebagai perbandingan lihat tabel berikut:
YYMMDD_nama
|
DDMMYY_nama
|
131026_tutorial
|
151113_tips
|
131115_tips
|
200114_trik
|
140120_trik
|
261013_tutorial
|
HINDARI PENGGUNAAN SPASI atau SPECIAL CHARACTERS (\/:*’ ,°%,#) DAN SEBAGAI GANTINYA GUNAKAN UNDERSCORES "_"
Sebagian Aplikasi atau program tidak dapat mengenali/menjalankan file yang namanya terdapat spasi atau karakter khusus sebagaimana tersebut diatas. Sebagai contoh:
- Forward slash "\" digunakan untuk menentukan tingkatan folder (alamat file) dalam aplikasi Microsoft (cth. C:\Local\Documents\131026_tutorial.doc), sedangkan backward slash "/" dipakai untuk menentukan tingkatan situs (halaman situs) dalam aplikasi Web (cth.http://tiweb/totalv2/entities.asp)
- Spasi dan karakter khusus seperti ":*’ ,°%,#" dapat menyebabkan link menjadi tidak berfungsi dalam aplikasi web
- Dalam sistem web, Spasi sering diterjemahkan sebagai "%20", misalnya: file dengan nama "tips tutorial.doc" jika system Web dapat menampilkan, akan berubah menjadi "tips%20tutorial.doc" pada URL. Perubahan tersebut akan menimbulkan kebingungan dalam mengidentifikasi nama file yang sebenarnya. Untuk menghindari hal tersebut maka karakter khusus atau spasi pada nama file harus diganti dengan underscores "_"
Dalam sistem file Windows (WFS), path lengkap (nama drive, folder dan nama file) tidak bisa lebih dari 255 karakter. Secara umum, sekitar 25 karakter sudah cukup untuk memberi nama file yang informatif
SERTAKAN NOMOR VERSI PADA NAMA FILE, AGAR LEBIH MUDAH ME-MANAGE KONSEP/DRAFT ATAU REVISI
Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menambahkan huruf "v" di akhir nama file, lalu dikuti dengan urutan nomor versinya seperti misalnya; "v01", "v02", "V03". Sementara nama file utamanya tetap sama.
Pengecualian untuk aturan ini adalah dengan menggunakan "FINAL" untuk menunjukkan versi final dari dokumen. Bila menggunakan "FINAL", pastikan untuk menggunakannya sebagai pengganti nomor versi, bukan sebagai kata tambahan di samping nomor versi.
Dengan metode ini akan dapat mengidentifikasi secara cepat versi yang paling akurat dari dokumen.
Sebagai contoh 140115_Tips_Nama_file_v01.doc, dari nama file tersebut bisa diartikan bahwa file ini terakhir diedit pada 15 Jan 2014 dan merupakan versi 01.
---***---
Yang tak kalah penting juga disamping aturan memberi nama file, adalah pengaturan (manajemen) file dalam folder
Biasanya, sistem file windows (WFS) akan menampilkan semua file yang ada dalam folder sekaligus. Artinya, semakin banyak file yang disimpan dalam suatu folder akan memperlambat WFS untuk memunculkan daftar filenya.
Untuk menghindari masalah tersebut, maka perlu dibatasi jumlah file yang dimasukkan ke dalam sebuah folder. Sebagai acuan umum, maksimum 25 file dalam satu folder maka WFS akan mampu menampilkan daftar file dengan lebih cepat.
Terlepas dari aturan yang sudah diberikan, tips ini hanya akan efektif jika semua orang menerapkannya
No comments:
Post a Comment