Cara Mengurus Paspor Secara Online di Kantor Imigrasi (Kanim) Surabaya

Ketika kita mendengar kata "Paspor", mungkin sebagian kita akan membayangkan itu adalah dokumen semacam KTP (kartu identitas) untuk bepergian keluar negeri. Hal itu memang benar adanya, namun bentuk fisik Paspor tidak seperti KTP. Paspor berbentuk seperti buku kecil semacam buku nikah, dengan lembaran2 kosong yang fungsinya untuk di stempel jika melewati batas negara.

paspor biasa

contoh data identitas paspor

Paspor merupakan sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang memiliki wewenang dari suatu negara yang berisi identitas pemilik paspor yang meliputi foto pemegang, tanda tangan, tempat dan tanggal lahir, informasi kebangsaan dan informasi lainnya untuk melakukan perjalanan antar negara dengan jangka waktu yang ditentukan.

Paspor biasanya diperlukan saat kita tiba diperbatasan suatu negara untuk memperlihatkan identitas kita sebagai warga asing bagi negara yang kita kunjungi. Paspor akan di beri stempel (cap) atau segel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara setempat. Namun dibeberapa negara tertentu ada perjanjian tertentu dimana warga dari suatu negara tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor.


Untuk mengurus sebuah paspor kita harus datang ke kantor imigrasi terdekat untuk meminta izin pembuatan paspor dengan syarat yang sudah ditentukan. Namun seiring berkembangnya teknologi saat ini sudah tersedia layanan pembuatan paspor secara online. Meskipun namanya layanan paspor online, namun kita tetap harus datang ke kantor imigrasi untuk melakukan wawancara dan pengambilan foto dan sidik jari.

Pada kesempatan ini saya akan coba jelaskan cara mengurus paspor secara online di kantor imigrasi (kanim) Surabaya, dimana saya dengan isteri memilih kanim tersebut sebagai kantor tempat kami membuat paspor secara online.

Langkah-Langkah mengurus paspor secara online.

I. Submit Data via Website Ditjen Imigrasi RI

1. Langkah pertama untuk mengurus paspor secara online adalah: Anda wajib memiliki akses untuk membuka internet tentunya.
2. Selanjutnya kita buka situs Ditjen Imigrasi Indonesia di www.imigrasi.go.id lalu lihat menu bagian atas website tersebut, arahkan kursor mouse ke Layanan Publik – Layanan online – Layanan Paspor Online atau langsung klik gambar seperti dibawah ini (highlight warna merah). Klik layanan tersebut lalu kita akan diarahkan ke halaman baru. Lihat gambar berikut.
   

   

   web imigrasi.co.id

   
   Tips: Agar pendaftaran paspor online berjalan lancar, sebaiknya mengakses web imigrasi dilakukan diluar jam kerja (misal malam hari, atau subuh). Karena biasanya ketika daftar online siang waktu jam kerja, kebanyakan bermasalah. mungkin karena server lagi penuh kalo siang :)
3. Pada halaman tersebut terdapat beberapa menu dan pilihlah menu yang sesuai dengan yang kita butuhkan. Contohnya kita ingin membuat paspor baru maka klik menu Pra Permohonan Personal. Lalu akan muncul halaman baru.
   

   

   menu aplikasi paspor online

   Di menu awal ini juga ada menu petunjuk pengisisan layanan paspor online yang bisa di download
   
4. Pada halaman selanjutnya kita diharuskan mengisi formulir yang sudah tersedia. Untuk kolom “Jenis Permohonan” pilih paspor biasa atau paspor yang anda butuhkan mungkin perpanjang ganti halaman atau yang lainnya. Namun untuk kolom “Jenis Paspor” pilih 48H Perorangan.
   Dulunya ada 2 jenis paspor perorangan yakni jenis paspor 48 Halaman dan paspor 24 Halaman. Namun sekarang hanya ada satu pilihan yaitu paspor 48 halaman.
5. Selanjutnya Anda akan diminta untuk mengisi semua data Anda (meliputi data pemohon, alamat, data orang tua, data pasangan). Isilah tahap demi tahap dengan sebenar-benarnya jangan sampai ada yang salah, satu huruf atau angka apapun. Jika anda sudah yakin dengan isian anda maka anda bisa pilih “Lanjut”.
   Agar data yang di input benar, sesuaikan dengan dokumen persyaratan yang Anda siapkan seperti misalnya: KTP, KSK, Akte lahir atau mungkin ijazah.
6. Ikuti langkah demi langkah pengisian data sampai nanti muncul informasi pembayaran dan konfirmasi permohonan. Setelah data Anda konfirmasi benar, Anda di minta memasukkan Caphtcha, bila berhasil akan muncul informasi tanggal yang tersedia utk proses verifikasi data & foto di kanim yang kita pilih. Informasi ini hanya bersifat perkiraan saja, karena konfirmasi yang sebenarnya nanti kita lakukan setelah membayar biaya ke bank BNI.
   Setelah itu kembali kita di minta memasukkan Caphtcha, dan setelah sukses email konfirmasi akan dikirim ke alamat email yg kita daftarkan. Silahkan cek email Anda.
   

II. Pembayaran ke Bank BNI dan Memilih Tanggal Kedatangan

1. Setelah mendapat email konfirmasi yang berisi bukti pengantar ke Bank, maka kita harus membayar sejumlah uang yang tertera ke bank BNI, disini kita harus menyetor tunai alias tidak bisa untuk melakukan pembayaran melalui internet banking ataupun ATM, inilah kekurangannya kenapa yang konon namanya online kok masih harus bayar ke bank BNI yang harus antri sesuai ramai atau tidaknya bank tersebut.
   Untuk biaya pembuatan paspor biasa 48H adalah Rp. 300 ribu ditambah jasa biometrik senilai Rp. 55 ribu, jadi totalnya Rp 355 ribu. Mungkin perlu di tambah biaya admin bank :)
   Pembayaran ke bank bisa dilakukan paling lambat 5 hari sejak melakukan daftar online.
2. Jika kita sudah membayar melalui bank BNI dan mendapat bukti pembayarannya, maka kita kembali lagi ke layar monitor dan melanjutkan tahapan daftar online, yaitu memilih tanggal kedatangan untuk melakukan foto dan wawancara. Bila kita lupa alamat konfirmasinya, kita bisa membuka lewat link konfirmasi yang di kirim di email kita.
   Tanggal yang tersedia utk kedatangan di kanim, umumnya tersedia mulai besok sejak kita melakukan konfirmasi sampai dua minggu kedepan.
3. Jangan lupa membawa semua dokumen asli yang anda punya (sesuai persyaratan) dan memakai pakaian yang rapi (jangan warna putih). Setelah foto dan wawancara maka kita akan di informasikan kapan paspor akan selesai.

III. Proses Verifikasi Data, Sidik Jari, Foto dan Wawancara

Setelah kita mengisi data melalui situs Ditjen Imigrasi RI, kita harus datang ke kantor Imigrasi RI pada tempat dan tanggal yang tertera pada “Tanda Terima Pra Permohonan”. Jangan sampai melewati waktu yang ditentukan. walaupun jika pada hari H kita tidak datang karena ada halangan maka kita bisa menjadwalkan kembali paling lambat 7 hari setelahnya. Mungkin kita bertanya apa untungnya membuat paspor secara online dibandingkan dengan membuat paspor manual? Sama-sama harus datang ke kantor Imigrasi juga kan.

Keuntungan mengurus secara online adalah kita hanya perlu datang dua kali ke kantor Imigrasi, kedatangan pertama proses foto dan wawancara. Dan kedatangan kedua hanya untuk mengambil paspor saja. Disamping itu, antrian untuk pendaftar online dan pendaftar manual dibedakan, Sehingga pelayanan antrian utk pendaftar online lebih cepat karena relatif lebih sedikit dibanding pendaftar manual. Sedangkan bila kita mengurus secara manual kita harus datang ke kantor imigrasi mulai dari pagi pagi buta mengambil antrian dan kemungkinan kekurangan data bisa jadi harus kembali lagi di hari berikutnya. Sebagai gambaran, ketika saya ke kanim Surabaya, jumlah antrian online sekitar 70an, sedangkan antrian manual sudah 250an. Sementara nomor yang sedang dilayani beriringan aja.
Oia untuk informasi antrian layanan paspor sekarang sudah bisa di cek online, alamatnya disini:
http://surabaya.imigrasi.go.id/infoantrian/  atau untuk wilayah lain sebagai contoh
http://infoantrianpaspor.imigrasi.go.id/

Beberapa informasi tambahan, agar proses verifikasi dan kedatangan di kanim lancar, sehingga tidak harus bolak-balik.

1. Usahakan datang pagi, berpakaian sopan (tidak memakai sandal jepit). Pengambilan nomor antrian dibatasi hanya sampai pukul 10:00. Info dari petugasnya, semua yang dapat nomor antrain harus dilayani pada hari itu juga.
2. Saat datang ke kantor Imigrasi jangan lupa untuk membawa berkas-berkas asli dan juga foto copy. Anda bisa foto copy disana namun akan memakan waktu karena pastinya harus mengantri.
Persyaratan permohonan paspor:

• KTP
• KSK
• Akte lahir / surat nikah / ijasah (SD/SMP/SMA) / surat baptis ---- boleh salah satu
• SBKRI (Surat Bukti Kewarganegaraan RI) bila diperlukan
• Surat ganti nama (bila diperlukan)
• Surat ijin / rekomendasidari instansi bagi TNI / PNS / POLRI / BUMN
• Paspor lama (bagi pemohon penggantian)
• Surat kehilangan dari Kepolisian setempat bila permohonan

Semua persyaratan harus dilampirkan surat aslinya beserta 1 lembar fotocopy ukuran A4, untuk KTP harus diperbesar dan kertas A4-nya jangan dipotong. Untuk paspor yang difotocopy adalah halaman depan yang ada fotonya dan halaman belakang yang ada keterangan nomer paspor lama kita (dibuat dalam 1 lembar A4).

Untuk paspor anak (dibawah 18 tahun) persyaratannya:

• Surat pernyataan dari orang tua diatas meterai (surat diberi oleh pihak imigrasi, kita tinggal isi dan pempel meterai)
• KTP kedua orang tua dan fotocopynya masing-masing
• KSK (Kartu Susunan Keluarga) dan fotocopynya
• Paspor lama (bila ada) dan fotocopynya
• Paspor orang tua dan fotocopynya (Syarat ini tidak ditulis di kantor imigrasi, tetapi kenyataannya diminta)
• Harus didampingi oleh orang tua

3. Setelah selesai pengambilan sidik jari, foto dan wawancara, petugas imigrasi akan menentukan waktu untuk pengambilan paspor. Pastikan anda mengabil paspor dihari yang sudah ditentukan oleh petugas kantor Imigrasi. Jangan sampai terlambat walaupun batas waktu expried nya sampai 30 hari, karena jika lebih dari batas maka paspor anda akan digunting atau dimusnahkan.

IV. Pengambilan Paspor

Dari alur proses pembuatan paspor di kanim Surabaya, paspor dijanjikan akan jadi setelah 3 hari kerja terhitung dari mulai proses foto dan wawancara dikantor Imigrasi. Jadi misalkan proses pengambilan foto dan wawancara hari senin, maka paspor sudah dapat di ambil pada hari jum'at. Pada saat pengambilan paspor, yang perlu kita bawa adalah bukti pembayaran ke bank dan surat tanda terima permohonan yang terdapat bar code nomer permohonan kita. Fungsi dari bar code nomer permohonan kita adalah untuk mengecek melalui mesin scan apakah paspor kita sudah jadi atau belum, bila paspor sudah jadi akan sekaligus memberi notifikasi bahwa kita akan mengambil paspornya. Jadi setelah melakukan scan nomer permohonan dan ada informasi paspor sudah jadi, kita tinggal menunggu panggilan ke loket untuk pengambilan paspor.
Untuk pengambilan paspor, kita tidak perlu mengantri lama. Dan yang mengambil paspor juga tidak harus yang bersangkutan yang mengambil, akan tetapi bisa di wakilkan. Namun yang mewakili harus berada dalam daftar susunan keluarga (KSK).